「SaaSって何？」がちゃんとわかれば、業務改善の選択肢が広がる
「最近、よく“SaaS”って言葉を耳にするけど…正直よくわからない」
「クラウドって言っても、どんな風に使うものなの？」
「ウチみたいな小さな会社にも必要？」
そんなモヤモヤを感じたことはありませんか？
実は、あなたが今まさに使っている“あのサービス”も、気づけばSaaSだった…というケースも珍しくありません。
GmailやGoogleドライブ、ZoomやChatwork、freeeやマネーフォワード──これらはすべて「SaaS（サース）」です。
本記事では、そもそもSaaSとは何か？という基本から、
導入するメリット・よくある失敗例・選び方・おすすめサービス例までを丁寧に解説します。
「DXとかIT化とか言われても、正直ピンとこない…」
「でも少しでも業務効率化したい、ムダな手間をなくしたい」
そんな中小企業・個人事業主の方にこそ、知っておいてほしい内容です。
“わかったつもり”を卒業して、自社に本当に必要なSaaS選びのヒントを見つけましょう。
SaaSとは？クラウド時代の“新しいソフトウェアのかたち”
業務に欠かせないソフトウェア。しかし、これまでのソフトは「買い切り型」が主流でした。
CD-ROMやダウンロード版で購入し、パソコンにインストールして使う──それが従来のスタイルです。
では、「SaaS」はどう違うのでしょうか？
SaaS（Software as a Service）は、インターネット経由でソフトウェアを“サービスとして”提供する仕組みのこと。
簡単に言うと、クラウド上にあるソフトを、必要なときに必要なだけ使えるのがSaaSの特徴です。
たとえば以下のようなものがSaaSに該当します：
| SaaSサービス名 | 用途ジャンル | 特徴 |
|---|---|---|
| Gmail / Outlook.com | メール | ブラウザ上で完結、アプリ不要 |
| Chatwork / Slack | チャット・連絡 | チーム内の情報共有に最適 |
| freee / マネーフォワード | 会計・経理 | 自動仕訳・クラウド管理 |
| Zoom / Google Meet | オンライン会議 | リモート会議が即可能 |
| Canva / Notion | デザイン・情報管理 | ブラウザ上で作業・共有が可能 |
これらのサービスに共通するのは、端末にソフトをインストールしなくても使えるという点。
必要なのはネット環境とアカウントだけ。スマホからでもPCからでも、同じデータにアクセスできます。
SaaSとオンプレミス型の違い
| 比較項目 | SaaS（クラウド） | 従来型（オンプレミス） |
|---|---|---|
| 導入形態 | サブスク利用（課金） | ソフト購入＋自社管理 |
| 管理者負担 | 軽い（ベンダーが対応） | 重い（自社で保守） |
| 初期費用 | 安価または無料から開始可 | 高額な初期導入費が必要 |
| アップデート | 自動で最新化 | 手動更新が必要 |
| 場所制限 | なし（クラウド上） | あり（PC依存） |
このように、SaaSは“身軽”に導入・運用できることが最大の魅力です。
なぜ今、SaaSが注目されているのか？
一番の背景は、ビジネスのスピードが加速していることと、人材・コストの最適化が求められていることです。
特に中小企業では「専任のIT担当がいない」「予算が限られている」といった事情も多く、
導入ハードルの低いSaaSは、まさに時代にマッチした選択肢となっています。
また、SaaSは1つからでも使い始められるため、「とりあえず試してみる」ことが可能。
これが従来の高額ソフトウェアとは大きく異なるポイントです。
SaaSが注目される理由と、導入で得られる5つのメリット
SaaSがこれほどまでに普及した背景には、単なる“流行”ではない明確な理由があります。
特に中小企業や個人事業主にとって、SaaSは業務改善の起爆剤ともいえる存在です。
「手間が減る」「コストが削減できる」だけではなく、仕事の質そのものが変わる可能性も秘めています。
ここではSaaSを導入することで得られる代表的な5つのメリットを見ていきましょう。
✅ SaaS導入で得られる5つのメリット
| メリット | 内容 | 実務上の影響 |
|---|---|---|
| ①初期費用が安い | 専用ソフトの購入やサーバー設備が不要 | 小規模でもすぐに導入可能 |
| ②アップデート不要 | 常に最新機能が自動で反映される | セキュリティ対策も万全 |
| ③マルチデバイス対応 | PC・スマホ・タブレットで利用可能 | 外出先や自宅からも作業できる |
| ④管理の手間がない | 保守・バックアップもベンダー任せ | IT担当者がいなくても安心 |
| ⑤スケーラブル | 人数・プラン変更も柔軟に対応 | 会社の成長に合わせて拡張できる |
🔍 ポイント解説
1. 初期費用を抑えてスモールスタート
SaaSの多くは無料プランや低価格プランから始められます。高額なライセンス購入が不要なので、試験的に導入しやすいのが大きな強みです。
「合わなければすぐ解約できる」柔軟さも、導入の心理的ハードルを下げてくれます。
2. 自動アップデートで手間いらず
従来のソフトは、バージョン更新のたびにインストールや設定が必要でした。
しかしSaaSでは、常に最新バージョンが提供されるため、利用者側の対応は一切不要。
セキュリティリスクやバグ修正も、ベンダー側で随時対処されるので安心です。
3. テレワーク・スマホ業務にも対応
クラウド上で動くSaaSは、インターネットがあればどこからでもアクセス可能。
リモートワークや外出先の確認作業にも対応でき、時間や場所に縛られない働き方を支援します。
4. 管理・運用負荷が大幅に減る
データのバックアップやセキュリティ管理も、基本的にSaaS提供会社が行ってくれるため、
専門知識がない企業でも安心して利用可能。社内でIT担当者が不足していても問題ありません。
5. 成長に合わせて“ちょうどいい”運用ができる
人数の増加や機能追加に応じてプランをアップグレードできるため、
「最初は少人数で、徐々に機能拡張」というステップがとりやすく、中長期的なコスト管理も◎です。
✅ 要点まとめ｜SaaSはこんな人・企業におすすめ！
- ✅ ITに詳しくないが、業務を効率化したい
- ✅ 大きな初期投資ができない／抑えたい
- ✅ 社員がリモートワークや外出先でも作業する
- ✅ データの管理やバックアップを外部に任せたい
- ✅ まずは無料や小規模プランから試したい
SaaSの代表的なサービス例（業種別）
SaaSと一口に言っても、その種類は実に多彩です。
会計、営業、顧客対応、マーケティング、業務管理など、あらゆる分野に対応したサービスが揃っています。
ここでは、中小企業や個人事業主でも導入しやすい代表的なSaaSを「ジャンル別」に紹介します。
✅ 業務ジャンル別｜代表的なSaaSサービス一覧
| ジャンル | 主なSaaSサービス | 主な機能・用途 |
|---|---|---|
| 会計・経理 | freee、マネーフォワードクラウド | 仕訳、帳簿、確定申告、自動連携 |
| 顧客管理（CRM） | Salesforce、HubSpot、Zoho CRM | 顧客データ管理、営業管理、分析 |
| プロジェクト管理 | Backlog、Asana、Notion、Trello | タスク管理、進捗共有、チーム連携 |
| コミュニケーション | Slack、Chatwork、Zoom | チャット、ビデオ会議、ファイル共有 |
| メール・マーケティング | Benchmark Email、Mailchimp | メルマガ配信、自動シナリオ設計 |
| EC・販売 | Shopify、BASE、STORES | オンラインショップ構築・運営 |
| デザイン・資料作成 | Canva、Googleスライド、Adobe Express | バナー・プレゼン資料作成 |
| スケジューリング | Googleカレンダー、TimeRex | 日程調整、予定共有、自動リマインド |
🔍 SaaSサービスの具体的な活用シーン
● freeeやマネーフォワードクラウド（会計）
紙の帳簿やExcelから脱却し、レシート撮影で自動仕訳
銀行口座やクレカと自動連携で経理の時間を大幅削減
● SalesforceやHubSpot（CRM）
営業リストの管理、商談進捗、売上予測を一元化
顧客ごとの対応履歴を見える化し、引き継ぎもスムーズ
● BacklogやNotion（プロジェクト管理）
案件やタスクを「見える化」して、担当者・納期を明確に
離れた場所でも同時編集や進捗共有が可能に
● SlackやZoom（社内連携）
社員間のやりとりをメールからチャットに移行し、即レス文化を醸成
リモートでも“対面感覚”のミーティングが可能に
✅ 要点まとめ｜どの業務にも“今すぐ使えるSaaS”がある！
- 📊 経理や請求業務が大変→ freee / マネフォ
- 📇 顧客情報がバラバラ→ Salesforce / HubSpot
- 🗂 プロジェクトが属人化している→ Notion / Backlog
- 📞 連絡手段が電話やメール中心→ Slack / Chatwork
- 🛒 ネット販売を始めたい→ Shopify / BASE
- 🎨 資料づくりが苦手→ Canva / Googleスライド
中小企業では「まずは1ツールから使ってみる」のが現実的です。
業務の“悩みポイント”を起点に、SaaSを導入すれば、「これ、もっと早く使っておけばよかった…」と感じるはずです。
SaaS導入で失敗しやすい“3つの落とし穴”と対策
SaaSは便利でコスパも良く、導入のハードルも低い──だからこそ、“なんとなく”導入してしまいがち。
ですが実は、ここに大きな落とし穴があります。
導入したのに使われない、業務が逆に煩雑になる…そんな失敗を避けるために、よくあるミスとその対策を事前に知っておきましょう。
❌ よくある失敗パターンとその対策
| 落とし穴 | ありがちな失敗 | 対策 |
|---|---|---|
| ①業務に合っていないツールを選ぶ | 見た目がオシャレ、人気があるという理由だけで導入 | 導入前に「何を改善したいのか」を明確にする |
| ②無料プランに依存しすぎる | 使い勝手は良いが、機能制限で結局別ツールと併用 | 本格運用前に有料版との機能比較をしておく |
| ③現場で使われない | 現場に説明なく導入して「放置ツール」に | 導入時に「誰がどう使うか」を明確にし、周知を徹底する |
🔍 失敗例から学ぶ「現場あるある」
● 人気だから導入したのに、誰もログインしていない…
→ 実は自社業務には合っておらず、現場から「使いにくい」と敬遠されていた。
● 無料で始めたツール、あとから「この機能は有料です」と気づく
→ データ移行や切り替えが面倒で、かえってコストが増加した。
● 経営陣がSaaSを導入したものの、現場は旧システムを使い続けていた
→ なぜ使うのか、どう変わるのかが共有されていなかった。
✅ 要点整理｜SaaS導入前に確認すべきポイント
- 🔍 「何を改善したいのか？」を明確にする
- 📝 現場担当者にヒアリングしておく
- ⚙ 無料版と有料版の機能差を比較する
- 👥 社内周知・マニュアル・研修をセットで導入する
- 📈 導入後の利用率や成果を“見える化”する
SaaSは「導入すれば勝手に便利になる」わけではありません。
“現場で実際に使われる仕組み”を作ることが、成功のカギです。
失敗しないSaaSの選び方｜導入前に確認すべき5つのポイント
SaaSは種類が多く、「どれを選べばいいかわからない」という声が非常に多く聞かれます。
価格や機能だけで比較してしまい、導入後に「やっぱり違ったかも…」と後悔するケースも少なくありません。
そこで大切なのが、“自社に合ったSaaS”を見極める基準をあらかじめ持つこと。
ここでは導入前にチェックしておくべき、5つの具体的なポイントを紹介します。
✅ SaaS選定のチェックリスト
| チェック項目 | 解説 | 見極め方・質問例 |
|---|---|---|
| ① 自社の課題と一致しているか | 課題の解決が目的になっているか？ | 「このツールで何が変わるのか？」 |
| ② 操作性が直感的か（UI/UX） | 誰でも迷わず使える設計か？ | 「非IT担当者でもすぐに使えるか？」 |
| ③ サポート体制があるか | 導入後のフォローがしっかりしているか？ | 「電話・チャット・マニュアルの有無」 |
| ④ 他システムとの連携性は？ | 会計やチャットなど、既存ツールと連携可能か | 「API対応している？CSVでの連携は？」 |
| ⑤ コストと効果のバランスは適正か | 利用料に見合ったリターンがあるか？ | 「月額費用に対して業務削減時間はどのくらい？」 |
🔍 実際の選定で失敗しないための視点
● 機能が多すぎても使いこなせない
→「あれば便利」は不要。「実際に使う機能があるか」を重視。
● UI（見た目）に違和感があると、現場が敬遠する
→ 操作画面は無料体験で必ず確認。「誰でも使えるか」が重要。
● サポート体制は“安心感”の指標
→ 国産ツールや、チャットサポート付きのツールは中小企業に人気。
マニュアルや導入支援コンテンツがあるかも要チェック。
● 既存ツールとの“連携のしやすさ”も見逃しがち
→ 顧客情報・会計・チャットなどのデータ連携がスムーズかを確認。
✅ 要点まとめ｜SaaS選びで失敗しないために
- 🎯 自社の“業務課題”を明確にすることが第一歩
- 🧪 無料トライアルで“現場の使用感”を必ずチェック
- 💬 サポート対応の手厚さは小規模企業にとって大きな安心材料
- 🔄 今使っているツールと連携できるかも重要な判断軸
- 💰 価格だけで判断せず、“効果とのバランス”を評価する
外注？内製？SaaS活用と業務効率化のベストバランスとは
業務効率化を図る際に、多くの中小企業がぶつかる壁があります。
それが「SaaSだけで本当に足りるのか？」「外注した方が早いのでは？」という悩みです。
特にリソースが限られる小さな会社では、“自分たちでやる”と“プロに任せる”の線引きがあいまいになりがち。
このセクションでは、SaaSを活用した内製化と、外注の役割をどう分ければいいのかを整理していきます。
✅ SaaS × 業務効率化の3つの考え方
| 項目 | SaaSで内製化 | 外注との相性がいい領域 |
|---|---|---|
| 定型業務（ルーチン） | ◎（例：会計、請求、チャット対応） | △（マニュアルがある業務は内製しやすい） |
| 戦略設計・改善提案 | △（SaaSには不向き） | ◎（コンサルや設計支援が必要） |
| デザイン・制作系 | △（SaaSありつつも外注の方が効率的） | ◎（LP制作、バナー作成など） |
| 初期構築（設定作業） | ○（時間さえかければ可能） | ◎（初期設定だけ外注する企業も多い） |
| 社内教育・研修 | △（ツールはあっても進まない） | ◎（マニュアル作成や講師導入で加速） |
🔍 実務的な判断基準｜“内製すべきか？外注すべきか？”
● SaaSで完結しやすい業務
- 経理（freee、マネフォなど）
- 勤怠管理（IEYASUなど）
- メールマーケ（Benchmark Emailなど）
→ 業務フローが決まっている作業は、SaaSで効率的に回せます。
● 外注の方がスムーズなケース
- LPデザイン、Web広告設計
- マーケティング戦略の立案
- 新規事業における仕組み構築
→ ノウハウ・経験が必要な分野は、外注の方が失敗リスクが少ないです。
✅ 要点まとめ｜“全部自社で”も“全部外注”も正解ではない
- 🛠 SaaSは「現場で使える即戦力」ツール。ルーチン業務は任せるべき
- 🧠 思考・戦略系はプロ（外注）に相談してスピードと精度を上げる
- 📊 初期構築は外注→運用は内製に切り替える企業が増えている
- 🔄 SaaSは“部分外注”との組み合わせで最大の効果を発揮する
SaaS導入で業務がこう変わる！導入前と後のビフォーアフター事例
「SaaSが便利なのはわかったけど、ウチの業務に本当に役立つのか…？」
そう感じている方のために、ここでは実際の中小企業や個人事業主の現場で起きた変化を、ビフォーアフター形式で紹介します。
想像しやすい具体例を通して、SaaSがもたらす“現実的な変化”を体感してみてください。
事例1：Excelでの帳簿管理からfreeeへ移行した小売業
【導入前の課題】
- 毎月の売上・経費をExcelに手入力
- レシートは溜め込みがちで記帳が月末に集中
- 税理士にデータを渡す作業も手間とストレス
【導入後の変化】
- 領収書をスマホ撮影→自動で仕訳・記帳
- 銀行口座と連携して入出金も自動取得
- 月末の作業時間が1/4に短縮、税理士との連携もスムーズ
ポイント：クラウド会計ツールで記帳の自動化と時短が実現。個人経営でも経理が“苦じゃなくなる”。
事例2：メール一斉配信からマーケティングSaaSへ切り替えたスクール運営会社
【導入前の課題】
- イベントや講座案内を手作業でメール送信
- リスト管理がバラバラで、宛先ミスも多発
- メール効果の分析ができず、勘に頼っていた
【導入後の変化】
- メールテンプレ・セグメント配信で効率UP
- 開封率・クリック率を分析して改善が可能に
- フォーム作成や自動返信もワンクリックで設定完了
ポイント：Benchmark EmailなどのSaaSを導入することで、集客の質とスピードが向上。少人数でもプロ並みのメール運用が可能に。
事例3：紙の見積書からクラウド見積書ツールへ移行した内装業者
【導入前の課題】
- 見積書をExcelで作成し、印刷・押印・郵送
- 修正のたびに再印刷、送付し直しの手間
- 保管や管理も紙ベースで煩雑
【導入後の変化】
- クラウドで見積書を作成・PDFで即送信
- 電子印鑑で押印もオンライン完結
- 過去の見積書も検索・再利用がラクに
ポイント：書類作業のオンライン化で1件あたりの作業時間を半減。ミスや郵送コストも削減できた。
要点まとめ
- 業務に合ったSaaSを使えば、小さな手間が大きな時間とコスト削減につながる
- 導入は一つずつでOK。無理せず試して、現場の反応を見ながら広げていくのがコツ
- 使いこなすより「無理なく使い続けられること」を重視すべき
よくある質問（FAQ）
Q1：SaaSとクラウドサービスって何が違うの？
A：クラウドサービスは「インターネット経由で提供されるあらゆるサービス」の総称で、SaaSはその一種です。
クラウドには他に、データ保存の「ストレージサービス」や、開発者向けの「PaaS」「IaaS」などもあります。
SaaSは「ソフトウェアをサービスとして提供するもの」で、日常的な業務に直接使えるのが特徴です。
Q2：SaaSってセキュリティ面が心配なんですが大丈夫？
A：多くのSaaSは通信の暗号化、データの自動バックアップ、2段階認証などのセキュリティ対策を講じています。
むしろ、自社でサーバーを管理するよりも高いセキュリティを確保しているケースもあります。
ただし、無料のツールなどはリスクもあるため、ベンダーの信頼性を確認することが重要です。
Q3：無料のSaaSだけでも十分に使えますか？
A：業務内容によっては無料プランで問題ないケースもあります。
たとえば、メール配信やタスク管理などは無料でも十分に使えるSaaSが多くあります。
ただし、機能制限や広告表示、容量制限などもあるため、継続的な利用には有料プランを検討することをおすすめします。
Q4：どのSaaSが自社に合っているか判断が難しいのですが…
A：まず「解決したい業務課題」をはっきりさせることが第一です。
その上で、無料トライアルやデモ画面を使って、実際の使用感を確かめましょう。
判断に迷ったら、同業他社の導入事例や比較サイトも参考になります。
Q5：SaaSと自社の既存システムは連携できますか？
A：多くのSaaSは外部連携に対応しています。
APIやCSV出力機能を使えば、自社の会計ソフトや顧客管理ツールとデータを連携させることも可能です。
連携を前提にするなら、導入前に「対応している外部サービス一覧」を確認しておくことがポイントです。
SaaSは“業務の味方”。小さな改善が大きな成果につながる
SaaSは単なる流行のツールではありません。
それは、日々の業務で発生する「時間のムダ」や「手作業の非効率」を、無理なく減らすための“実用的な選択肢”です。
特にリソースが限られた中小企業や個人事業主にとって、SaaSは大きな投資をせずに始められる“業務改善の第一歩”として、非常に相性の良い存在です。
導入のコツはシンプルです。
- 課題を明確にする
- 無料プランやトライアルで試してみる
- 現場で使われる仕組みをつくる
これだけで、あなたの会社でもSaaSを武器にできます。
無理に全ての業務をデジタル化する必要はありません。
でも、「時間がかかっていた作業を、もっとラクにできるかもしれない」──その視点を持つだけで、業務の風通しは劇的に変わっていきます。
まずはひとつ。自分の手元から、クラウドの力を味方につけてみてください。
